Privatlivspolitik for Matrikla
Matrikla hjælper dit kontorhotel eller erhvervsfællesskab — «huset» — med reception, bookinger, kommunikation og administration i en app, en webportal og på skærme i huset. Her står, hvilke oplysninger om dig der behandles, hvorfor, hvor længe, og hvordan du sletter din konto.
1. Hvem er ansvarlig
Huset er dataansvarligt for oplysningerne om dig i forbindelse med husets brug af Matrikla: din adgang, reception, bookinger, beskeder, henvendelser og lejekontrakter. Er du tilknyttet flere huse, er hvert hus ansvarligt for sin del. Du bruger det samme log-ind i dem alle.
Matrikla ApS er databehandler. Vi behandler oplysningerne på husets vegne og efter husets instrukser. Vi analyserer ikke din brug til egne formål og bruger ikke oplysningerne til reklame.
Matrikla er selv ansvarlig for nogle få forhold: aftalen med huset, herunder dens kontaktpersoner og afregningen af brugerlicenser, henvendelser, du sender direkte til os, og vores egne retskrav.
Husets navn står i appen og portalen. Husets kontaktoplysninger står i appen under Mere → Husregler. Du kan altid skrive til os, så hjælper vi din henvendelse videre til huset.
Matrikla ApS · CVR 42 05 83 78 · Fjeldhammervej 15, 2610 Rødovre · privacy@matrikla.com
2. Hvilke oplysninger, og hvor de kommer fra
| Område | Oplysninger |
|---|---|
| Konto og profil | Navn, e-mail og eventuelle tidligere e-mailadresser, telefonnummer, stilling, virksomhed, rolle, tilknyttede huse og eventuelt profilbillede. Adgangskoden gemmes kun som en envejs-hash |
| Tilstedeværelse | Check-in og check-ud med hus, tidspunkt og måde (manuelt, kiosk eller automatisk) |
| Fravær (husets personale) | Perioder, hvor du er væk, og en eventuel note |
| Bookinger | Lokale eller plads, tidspunkt, mødets titel, hvem der bookede, og eventuel aflysning og afregning |
| Gæster og leverancer | Gæstens navn, hvem gæsten besøger, tidspunkt, pakker og hjælpekald |
| Kommunikation | Beskeder, henvendelser, opslag, kommentarer og billeder, du deler, og de tidligere udgaver af det, du retter |
| Kontrakter og økonomi | Lejekontrakter, kontaktpersoner, underskrifter, bilag, fakturaer og posteringer |
| Teknik og sikkerhed | IP-adresse, app-version, styresystem, push-token og sikkerheds- og fejllogs |
Oplysningerne kommer fra dig, din telefon, huset, din arbejdsgiver (fx når du inviteres som medarbejder hos en lejer), den, der inviterer dig som gæst, og de tjenester, huset har koblet på til underskrift og bogføring.
Navn og e-mail er nødvendige for at få en konto. Uden dem kan du ikke logge ind. Profilbillede, telefonnummer og automatisk check-in er valgfrie. Skriv ikke helbredsoplysninger eller CPR-numre i beskeder og fritekstfelter — Matrikla er ikke beregnet til det.
3. Hvorfor oplysningerne bruges
Huset fastlægger formål og retsgrundlag. Henvisningerne er til databeskyttelsesforordningen (GDPR), artikel 6, stk. 1.
| Formål | Retsgrundlag |
|---|---|
| Give dig adgang og administrere husets brugere, gæster og pakker | Husets legitime interesse i at drive huset og styre, hvem der har adgang (litra f) |
| Registrere check-in og check-ud | Husets legitime interesse i at vide, hvem der er i huset, og i at opklare hændelser (litra f). Automatisk check-in sker kun, hvis du selv slår det til |
| Bookinger, lejekontrakter og digital underskrift | Kontrakt, når du selv er part i aftalen (litra b). Er du medarbejder hos en lejer, er grundlaget husets legitime interesse i at administrere aftalen med din virksomhed (litra f) |
| Beskeder, henvendelser og opslag | Husets legitime interesse i at kunne kommunikere med lejerne og løse deres henvendelser (litra f) |
| Regnskabsmateriale | Retlig forpligtelse efter bogføringsloven (litra c) |
| Sikkerhed, fejlretning og beskyttelse mod misbrug | Husets legitime interesse i en sikker og stabil tjeneste (litra f). Matrikla udfører det på husets vegne |
| Dokumentation for retskrav | Legitim interesse i at kunne fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav (litra f) |
Bygger behandlingen på legitim interesse, kan du gøre indsigelse mod den (se afsnit 8). Telefonens tilladelse til lokation er ikke et samtykke efter GDPR — den styrer blot, om telefonen må bruge din position.
4. Appens tilladelser
Appen beder kun om en tilladelse, når du bruger den funktion, der kræver den. Du kan ændre tilladelserne i telefonens indstillinger. At trække en tilladelse tilbage sletter ikke det, der allerede er registreret.
- Lokation, også i baggrunden: kun til automatisk check-in og check-ud, hvis du slår det til. Telefonen afgør selv, om du er ankommet til huset. Vi modtager kun hus og tidspunkt — ikke din position.
- Notifikationer: beskeder om fx gæster, pakker, bookinger og svar.
- Billeder og kamera: kun de billeder, du selv vælger at dele eller bruge som profilbillede.
- Kalender: til at gemme et arrangement i din egen kalender. Vi læser ikke din kalender.
5. Hvem får oplysningerne
Husets medarbejdere ser det, deres rolle i huset kræver. Andre brugere ser det, du deler med dem, fx dit navn og profilbillede i en samtale eller på opslagstavlen, og dit navn i husets medarbejderoversigt, hvis du er synlig dér. Retter du noget, du har skrevet, kan de også se, hvad der stod før. Myndigheder får oplysninger, når loven kræver det. Vi sælger aldrig oplysninger.
Anmelder du et opslag, en kommentar eller en chatbesked, ser huset det anmeldte med forfatterens navn og eventuelle tidligere udgaver. Ved en chatbesked ser huset kun den ene besked, ikke samtalen. Huset kan se, hvem der har anmeldt. Det kan forfatteren ikke. Anmeldelsen gemmes som en henvendelse.
Vores servere og database står i Sverige. Til enkelte opgaver bruger vi leverandører, der behandler oplysningerne på vores vegne:
| Leverandør | Opgave | Hvor | Hvilke oplysninger |
|---|---|---|---|
| Microsoft (Azure og Microsoft 365) | Servere, database, fillagring og e-mail | Sverige / EU | Alt, hvad der gemmes i Matrikla |
| Expo (650 Industries, Inc.) | Formidling af push-beskeder og levering af app-opdateringer | USA | Push-token, beskedens titel og tekst |
| Apple og Google | Levering af push-beskeder til din telefon | USA og EU | Push-token, beskedens titel og tekst |
| Twilio | SMS, hvis huset bruger det | USA | Telefonnummer og beskedens tekst |
| Mistral AI | AI-hjælp til at gøre en Word-kontrakt til en skabelon, når husets administrator bruger funktionen | EU | Skabelonens tekst, herunder eventuelle navne og adresser i den. Mistral gemmer teksten i op til 30 dage for at opdage misbrug og sletter den derefter |
Push-beskeder til iPhone leveres via Apple Push Notification service (APNs). Vores brug af tjenesten er omfattet af Apples udvikleraftale og de tilhørende vilkår for push-beskeder. For de øvrige leverandører indgår databehandleraftaler i de accepterede leverandørvilkår. Overførsler til USA sker på grundlag af EU-USA-rammen for databeskyttelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
Skriv til privacy@matrikla.com, hvis du ønsker nærmere oplysninger om leverandørernes behandling af dine oplysninger, overførsler til lande uden for EU/EØS eller en kopi af de relevante garantier.
6. Hvor længe oplysningerne gemmes
Hver slags oplysning har sin egen frist, regnet fra det tidspunkt, der står i tabellen. Oprydningen kører automatisk hver nat. Fristerne gælder også for det, der bevares efter en sletning af din konto.
| Oplysninger | Slettes | Hvorfor så længe |
|---|---|---|
| Log-ind (e-mail og adgangskode) | Natten efter, at din sidste tilknytning til et hus ophører | Uden et hus har kontoen intet formål |
| Tidligere e-mailadresse, når du skifter adresse | 12 måneder efter skiftet. Et skift, du ikke gør færdigt, slettes efter et døgn | Sikkerhedslogs kan nævne den gamle adresse i 12 måneder. Så længe skal vi kunne finde den, fx hvis du sletter din konto |
| Profil i et hus | 30 dage efter, at huset har fjernet dig | Så en fejl kan fortrydes |
| Check-in og check-ud | 3 måneder efter registreringen | Overblik over, hvem der er i huset, og opklaring af hændelser, som typisk opdages inden for få uger |
| Gæster og leverancer | 3 måneder efter besøget eller leverancen | Samme som check-in |
| Personalets fravær | 3 måneder efter fraværets afslutning | Fraværet bruges kun til at sende husets henvendelser til dem, der er på arbejde |
| Bookinger | 12 måneder efter bookingens dato | Husets planlægning og indsigelser mod aflysninger og udeblivelser. En afregnet booking bevares som regnskabsmateriale (se nedenfor) |
| Beskeder i chat | Når ingen af samtalens deltagere længere har en profil i huset. En besked, du har sendt, bliver hos de andre i samtalen — du kan kun fjerne den hos dig selv. Huset kan slette en anmeldt besked for alle, og så står der i samtalen, at huset har slettet en besked | Samtalen tilhører deltagerne og bruges, så længe de er i huset. Der kan være indgået aftaler i den, som afsenderen ikke skal kunne fjerne igen |
| Opslag og kommentarer | Dine egne opslag og kommentarer slettes, når du eller huset sletter dem, og når din konto slettes. Opslag og kommentarer skrevet på husets vegne som en del af husets personale bevares hos huset. | Opslagstavlen er husets fælles tavle. Du kan selv slette dine opslag og kommentarer når som helst |
| Tidligere udgaver af et opslag, en kommentar eller en besked, du har rettet | Sammen med det, de hører til | Så en rettelse ikke ændrer det, andre allerede har læst |
| Notifikationer i appen og portalen | Sammen med det, de handler om — og senest 12 måneder efter notifikationen | De gentager kort en besked eller hændelse, som har sin egen frist |
| Henvendelser til huset om driften | 2 år efter, at sagen er afsluttet | Dokumentation, hvis en fejl vender tilbage eller en afregning bestrides |
| Henvendelser om selve lejeforholdet, fx krav, tvister og mangler, som huset har markeret sådan | 3 år efter, at lejemålet er ophørt | Den almindelige forældelsesfrist er 3 år |
| Lejekontrakter og underskrevne dokumenter | 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor kontrakten ophører | Kontrakten er grundlaget for fakturaerne (bogføringsloven) |
| Fakturaer og posteringer | 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører | Bogføringsloven |
| Fejllogs | 30 dage | Fejlretning |
| Kopier af sendte mails | 30 dage efter afsendelsen | Fejlsøgning, hvis en mail ikke er kommet frem |
| Sikkerhedslogs (log-ind og handlinger i portalen) | 12 måneder efter hændelsen | Opklaring af misbrug og sikkerhedsbrud, som kan blive opdaget sent |
| Dokumentation for dine anmodninger efter GDPR | 3 år efter, at anmodningen er afsluttet | At kunne vise, at anmodningen er behandlet |
| Push-tokens | 180 dage uden brug, eller når du logger ud | Levering af beskeder |
| Invitationer og links til ny adgangskode | Gyldige i 7 dage hhv. 2 timer. Slettes 30 dage senere | Fejlsøgning af invitationer |
| Sikkerhedskopier | 30 dage | Gendannelse efter fejl. Databasens egen sikkerhedskopi gemmes i 14 dage og de natlige kopier i 30. Gendannes en kopi, gennemføres sletningerne igen |
Er der en konkret tvist, kan de oplysninger, der hører til den, gemmes længere, så længe sagen kræver det.
7. Sådan sletter du din konto
Du sletter din konto i appen under Mig → Indstillinger → Slet min konto. Du kan også skrive til privacy@matrikla.com. Så bekræfter vi anmodningen med dig på kontoens e-mail, før vi udfører den. Har du mistet adgangen til den e-mail, finder vi en anden måde at sikre, at det er dig.
Du vælger selv, om du vil have en fortrydelsesperiode:
- Med 30 dages fortrydelse (standard): Log ind igen inden for 30 dage, så genåbnes kontoen. Kan et hus ikke tage imod dig igen med det samme — fx fordi det mangler en ledig brugerlicens — får huset besked, og du kan prøve igen.
- Uden fortrydelse: Sletningen udføres uden unødig forsinkelse, normalt den følgende nat. Er du din virksomheds sidste administrator, udføres den efter 7 dage, så virksomheden kan nå at få en ny administrator. Du kan ikke fortryde.
I begge tilfælde lukkes din adgang til alle huse med det samme, og du logges ud. Du får en kvittering med datoen, og en ny besked, når sletningen er gennemført.
Det slettes: dit log-ind, din e-mail og de adresser, du tidligere har skiftet fra, adgangskode, navn, telefonnummer, stilling, profilbillede, kiosk-PIN, dine push-tokens og åbne invitationer samt dine egne opslag, kommentarer og billeder på opslagstavlen.
Det bevares: bookinger, henvendelser mellem huset og din virksomhed, lejekontrakter og fakturaer, fordi de dokumenterer lejeforholdet og afregningen. Beskeder, du har skrevet i chat — også dem, du har fjernet hos dig selv — bevares for de andre deltagere, fordi samtalen også er deres. Opslag og kommentarer, du har skrevet på husets vegne som en del af husets personale, bliver hos huset. Det, der bevares, bærer det navn, du brugte, og er derfor stadig oplysninger om dig. Det slettes efter fristerne i afsnit 6.
Er du husets sidste hoteladministrator, beder appen dig først udpege en anden. Gør du ikke det, får huset og Matrikla besked med det samme, og din sletning gennemføres efter 30 dage — også hvis du har valgt at slette uden fortrydelse. Imens kan Matrikla udpege en ny hoteladministrator for huset.
Fortrydelsesperioden begrænser ikke dine rettigheder. Du kan altid bede om, at bestemte oplysninger slettes, eller gøre indsigelse mod, at de gemmes. Vi vurderer det konkret.
8. Dine rettigheder
Du kan bede om indsigt i dine oplysninger, få dem rettet eller slettet og få behandlingen begrænset. Du kan gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitim interesse, med henvisning til din særlige situation. Oplysninger, du selv har givet i forbindelse med en aftale med dig, kan du få udleveret i et almindeligt format.
Kontakt huset eller privacy@matrikla.com. Vi kan bede dig bekræfte, at det er dig.
Du kan klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk. Du behøver ikke kontakte os først.
9. Sikkerhed, ændringer og kontakt
Al trafik er krypteret, adgang styres efter roller, og hvert hus' oplysninger holdes adskilt fra andre huses. Sker der et brud på sikkerheden, underretter vi huset uden unødig forsinkelse og hjælper med det videre forløb.
Matrikla gemmer kun det på din enhed, der er nødvendigt for, at tjenesten virker, fx dit log-ind. Vi bruger ingen cookies eller lignende til statistik, reklame eller sporing.
Ændrer vi politikken væsentligt, giver vi besked i appen eller på e-mail, før ændringen træder i kraft.
Matrikla ApS · CVR 42 05 83 78 · Fjeldhammervej 15, 2610 Rødovre · privacy@matrikla.com
Version 1.0 · Gældende fra 4. oktober 2026